4 dicas para usar o e-mail de forma assertiva

Na era dos meios digitais e da constante transformação nas formas de comunicação em massa, o bom e velho e-mail se mantém mais que presente: sua existência ainda é muito explorada e necessária nas relações do mundo online. 

Mais de 50 anos depois do disparo do primeiro e-mail da história, feito em 1971, o serviço contraria o pensamento e as previsões comuns de que estaria caindo em desuso. Em reportagem do UOL, o jornalista Hemerson Brandão apurou que, em 2021, mais da metade da população mundial tinha, pelo menos, uma conta de e-mail e, a estimativa é que, em 2025, o número chegue a quase 4,6 bilhões. 

Um ponto bastante positivo e certeiro desse serviço foi sua atualização e utilização de novas ferramentas para atrair usuários. Se considerarmos que, atualmente, com diversos sites e portais jornalísticos para consumo de informação, muitas pessoas se sentem saturadas, o e-mail se fortalece ao oferecer a opção de assinatura das tradicionais newsletters para receber resumos das principais e mais importantes notícias do dia anterior, por exemplo. 

Outro acerto desse meio é ter se tornado um canal valioso de comunicação e fidelização de clientes para campanhas de marketing. Atualmente, é sabido que para contratar ou comprar serviços e produtos, sobretudo online, é necessário informar uma conta de e-mail válida. Isso porque o e-mail é considerado um canal confiável, acessível e fácil de usar. 

Para quem procura emprego, o envio de currículo online ainda é forte nesse canal e as respostas são muito aguardadas também neste serviço, inclusive como um modo de tornar seguro todo o processo de seleção. Nos e-mails, as mensagens podem ficar armazenadas por anos, tornando-se assim, uma espécie de arquivo informal de faturas, recibos e contratos.

E se este ambiente é tão presente, seguro e confiável para as relações sociais no meio online, é de suma importância que a comunicação neste canal seja de qualidade. Por isso, preparamos quatro dicas para que você use o seu e-mail de maneira assertiva e positiva.

1. Saudação inicial 

Na pesquisa apresentada anteriormente, o especialista explica que é muito comum iniciarmos nossas mensagens com saudações que marcam o período em que estamos enviando o texto, como bom dia, boa tarde ou boa noite. Mesmo sendo uma forma educada de se iniciar a conversa, pelo envio do e-mail, não temos como prever o horário em que o destinatário fará leitura do conteúdo.

Por isso, essa prática é descartável.  A dica é sempre iniciar a mensagem de modo respeitoso e direto, com adjetivos como prezado(a) ou caro(a), seguido do nome do destinatário. Em casos de maior intimidade, o uso do cumprimento “Olá”, seguido do nome da pessoa, também é funcional e atemporal.

Uma dica importante é sobre a relação da vírgula com o vocativo: sempre o vocativo aparece isolado entre vírgulas, se estiver no meio da oração. Se estiver no começo, usamos a vírgula depois. Se o vocativo estiver no fim da oração, usamos a vírgula antes. Veja exemplos:

• Vocativo no meio: “Envio este e-mail, Maria, para agendarmos a reunião”.
• Vocativo no começo: “Cara Maria, envio este e-mail para agendarmos a reunião”.
• Vocativo no fim: “Envio este e-mail para agendarmos a reunião, Maria“.

2. Corte palavras desnecessárias e sempre releia o texto antes do envio

O bate-papo sobre a vida e a troca de ideias longas, de fato, não tem espaço nesse serviço. Uma característica forte dos e-mails é sua objetividade e, por isso, evitar mensagens com muitos detalhes ou adjetivos desnecessários à mensagem principal são recomendados. 

Nesses casos, reler o texto mais de uma vez, antes de enviar a mensagem ao destinatário é importante para que se reconheça as palavras em excesso e repetidas, que em nada contribuem para a mensagem final. Tenha consciência de que, neste ambiente, menos é mais. 

3. Utilize marcadores para assuntos densos

Já citamos aqui que o e-mail é um canal de comunicação importante para relações profissionais, para compra e venda de produtos e serviços e para o consumo de informações. Desse modo, uma estratégia legal para tornar o repasse e a recepção de informações mais clara, leve e funcional é o uso de marcadores para dividir as informações em tópicos.

Quando trabalhamos com esse tipo de construção textual, acabamos por resumir e simplificar as etapas citadas nos marcadores. Essa ferramenta, com certeza, trará mais dinâmica e agilidade à leitura.

4. Anexos e links 

A inserção de anexos e links também é uma estratégia de facilitar e dar leveza ao conteúdo da mensagem enviada. Esse recurso pode ser utilizado quando, no texto que precisamos compartilhar, é preciso fazer referência ou citar outro assunto complexo, dar exemplos.

Assim, ao invés de se dedicar a esmiuçar tudo isso com suas palavras e tornar sua mensagem longa e exaustiva, o poder do anexo e o link no texto faz muita diferença. Ele impedirá que seu destinatário perca o foco em sua mensagem ou se canse da leitura antes mesmo de concluí-la.