Como tornar suas reuniões mais produtivas

Você já saiu de uma reunião pensando: “Essa reunião poderia ter durado bem menos” ou que “essa reunião poderia ter sido um e-mail”? Infelizmente, essa é uma realidade comum a muitas empresas e pessoas. No entanto, com algumas estratégias simples, é possível otimizar o tempo e tornar esses momentos mais eficientes.

Organize a pauta da reunião

De acordo com o Sebrae, uma pauta bem estruturada é fundamental para que a reunião seja produtiva. Por isso, defina previamente os assuntos e tópicos que serão discutidos e determine o tempo para cada um deles. Isso evita discussões longas e sem objetivo claro.

Defina um tempo limite

Reuniões mais longas tendem a ser improdutivas. Estabeleça uma duração máxima e mantenha o foco no objetivo da reunião. Limitar o número de participantes pode ajudar a manter a produtividade. Pense sempre: esta pessoa precisa mesmo participar? Faça também a autoavaliação sobre participação, de acordo com os combinados  entre a equipe e o seu gestor.

Mantenha o foco e seja objetivo

Reuniões produtivas precisam de clareza quanto aos seus objetivos. É necessário que alguém seja  o facilitador do encontro. O facilitador deve conduzir a conversa e garantir que todos os tópicos essenciais sejam abordados, sem desviar o foco para questões diferentes daquelas que foram listadas na pauta.

Acompanhamento é fundamental

Ainda de acordo com o Sebrae, após o término da reunião, é importante que as ações decididas sejam acompanhadas. Um resumo dos principais pontos discutidos, com as responsabilidades de cada participante, garante que as tarefas sejam concluídas de maneira eficaz. Se alguma ação precisar ser realizada a partir do que foi decidido, nomeie uma pessoa para ficar encarregada por ela e defina um prazo para que seja executada. 

Essas dicas são simples e podem ser usadas em todos os segmentos. Ajudam a tornar suas reuniões mais ágeis e eficientes. Por isso, coloque em prática as recomendações e veja a diferença na sua produtividade e da sua equipe.